Magdalena Owczarek
Redakcja ambient.com.pl
Jak zatrudnić partnera tłumaczeniowego
Dawniej wybór biura tłumaczeń sprowadzał się do zaznaczenia odpowiedniego pola wyboru. Znajdowało się serwis. Korzystało się z usług. Obecnie, w związku z napływem platform oferujących treści i coraz bardziej globalnym charakterem biznesu, tłumaczenia odgrywają o wiele ważniejszą rolę.
Ze względu na niuanse wymagań, kluczowe znaczenie ma znalezienie partnera w zakresie tłumaczeń, a nie tylko dostawcy. Potrzebujesz kogoś, kto zrozumie Twoją branżę, wyzwania i cele biznesowe, a także kluczową terminologię i ton głosu. Potrzebujesz kogoś z odpowiednimi uprawnieniami. Potrzebujesz kogoś, na kim będziesz mógł polegać, raz za razem.
Jak to znaleźć?
Wszystko polega na tym, aby wiedzieć, czego szukać i o co pytać.
W tym blogu chcemy rzucić nieco światła na ten, często skomplikowany, proces selekcji i wdrażania pracowników, przedstawiając nasz własny przykład z życia wzięty. Niedawno jeden z naszych klientów ogłosił przetarg na usługi tłumaczeniowe. Oto historia wyboru firmy Comtec i rozpoczęcia współpracy z nią.
O Insights
Insights to wiodąca firma zajmująca się kształceniem i rozwojem z siedzibą w Szkocji i biurami na całym świecie. Ściśle współpracowaliśmy z ich zespołem w zakresie wszystkich wymagań dotyczących tłumaczeń, które obejmowały tłumaczenie treści marketingowych i stron internetowych, narzędzi edukacyjnych oraz materiałów szkoleniowych dotyczących akredytacji na kilka różnych języków.
Zapytanie ofertowe (RFP)
Firma Insights miała wcześniejsze doświadczenia w zlecaniu tłumaczeń dostawcom usług tłumaczeniowych, ale również wykonywała część swoich tłumaczeń we własnym zakresie, współpracując z biurami na całym świecie. Jednak ich poprzedni dostawca był raczej usługą jednorazową. "Szukaliśmy partnera tłumaczeniowego, który byłby w stanie zapewnić wysokiej jakości usługi w sposób ciągły".
Firma Insights chciała współpracować z dostawcą, który chciałby zrozumieć jej działalność i pomóc w dostosowaniu tłumaczeń do jej celów. Zespół ds. tłumaczeń rozesłał więc zapytanie ofertowe (RFP), wybierając 16 firm tłumaczeniowych. Niektóre z nich znali, w tym swojego obecnego dostawcę, a inne znaleźli na stronie stronie internetowej Stowarzyszenia Biur Tłumaczeń (ATC). Firma Comtec była zachwycona, że znalazła się wśród tych 16 wybranych firm.
Dla każdego, kto obecnie poszukuje idealnego partnera do tłumaczeń, stworzenie RFP jest niezwykle przydatne. Dzięki Insights, pozwoliło nam, firmie Comtec, ułożyć naszą odpowiedź i propozycję w sposób najbardziej logiczny i użyteczny dla ich zespołu, a nie na zasadzie "strzałów w ciemno" w odniesieniu do tego, co było wymagane. Spośród 16 osób, do których się zwrócono, 9 odpowiedziało, a trzy zostały wybrane i zaproszone na rozmowę kwalifikacyjną do Dundee.
Analiza porównawcza różnych dostawców usług tłumaczeniowych
W celu sporządzenia krótkiej listy dostawców Insights opracowała system oceny, który pozwolił na porównanie ich między sobą. Kryteria obejmowały podejście oparte na współpracy, jakość, doświadczenie w zakresie e-learningu, możliwości językowe i cenę. "Chociaż byliśmy świadomi kosztów, naszym głównym celem było znalezienie dostawcy z odpowiednim doświadczeniem". Wielu z nas w przeszłości spotkało się z niechlujnymi tłumaczeniami, a jak zapewne wiesz, nie warto na tym oszczędzać.
Spotkania twarzą w twarz są naprawdę ważne
Firma Comtec była zachwycona, że proces przetargowy obejmował rozmowę kwalifikacyjną - powiedzmy sobie szczerze, jesteśmy gadatliwą grupą - oraz możliwość poznania osób, z którymi potencjalnie będziemy pracować. Rozmowa kwalifikacyjna była okazją do wzajemnego poznania się i sprawdzenia, czy wszystkie strony mogą ze sobą współpracować. Obejmowała ona spotkanie z członkami zespołów Insights ds. mediów cyfrowych, usług kreatywnych i produktów, z których każdy miał swój wkład w proces selekcji.
Możliwość spotkania się z osobami z różnych zespołów oznaczała, że mogliśmy zapytać o zakres usług, których potrzebowali (np. lokalizacja stron internetowych, podkładanie głosu, Desktop Publishing i tłumaczenia elearningowe). tłumaczenie elearningowe) oraz poznać ich aktualne problemy. Dzięki tym informacjom mogliśmy lepiej zaprezentować oferowane przez nas usługi i dostosować nasze usługi do ich potrzeb. Dla Insights ważne były również wspólne wartości firmy. Zespół stwierdził: "Nie chcieliśmy tylko dostawcy, chcieliśmy partnera - firmy, która podzielała nasze wartości, skupiała się na ludziach i potrafiła zapewnić indywidualną obsługę. Comtec miał przewagę - mniej korporacyjne, bardziej zorientowane na ludzi podejście i naprawdę miłych ludzi."
Od samego początku wiedzieliśmy, że będzie to doskonałe partnerstwo, ponieważ nasze wartości były i nadal są bardzo zbliżone. Oboje pomagamy naszym klientom osiągać ich cele, cenimy pracę zespołową i budujemy otwarte i uczciwe relacje z naszymi klientami i dostawcami. A podróż sprawia nam przyjemność! Jesteśmy pasjonatami świadczonych przez nas usług i nawiązywania wspaniałych relacji zawodowych.
Po spotkaniu w Dundee każdy TSP został zaproszony do złożenia oferty, a my z przyjemnością zostaliśmy wybrani jako nowy partner Insights w zakresie tłumaczeń.
Wdrożenie wybranego dostawcy usług tłumaczeniowych
Kolejnym etapem procesu było dostosowanie naszego systemu i procesów z Insights, zidentyfikowanie obszarów, które można poprawić, aby zapewnić ich zespołowi jak największą wartość z naszej strony i od samego początku nawiązać wspaniałą współpracę.
Insights miało swój własny proces wdrażania. Od samego początku było jasne, że chcą odejść od relacji transakcyjnej, której my również staramy się unikać. Partnerstwa, w których zarówno klient, jak i dostawca są zaangażowani, oddani i komunikatywni, są tymi, które przynoszą pomyślne rezultaty.
Zorganizowano rozmowy z zespołem zarządzającym projektem Comtec oraz z firmą Insights, aby przedstawić nam więcej szczegółów i pomóc firmie Comtec w poznaniu modelu biznesowego i produktu. Insights zorganizowała również webinarium, podczas którego przedstawiła dalsze informacje na temat swojego Profilu Osobistego Insights Discovery i dała kluczowym członkom zespołu Comtec pierwsze bezpośrednie doświadczenie z tym narzędziem do samorozwoju.
Zespół powiedział: "Byliśmy pod wrażeniem chęci zrozumienia przez Comtec naszych modeli i produktów, aby zapewnić sobie wysoką jakość usług tłumaczeniowych. Dzięki temu zaangażowaniu udało im się wyróżnić na tle innych dostawców."
Kiedy nasz zespół ds. obsługi klienta i zespoły tłumaczeniowe zostały poproszone o wypełnienie własnych profili osobistych, umożliwiło to zespołowi znacznie głębsze zrozumienie marki Insights i tego, co oferuje. Wzbudziło to również ogromny entuzjazm i pasję do osiągania najlepszych możliwych wyników i naprawdę zbliżyło zespół do siebie.
Przegląd istniejących procesów i narzędzi tłumaczeniowych
Insights udostępniło firmie Comtec swoje zasoby językowe, w tym pamięci tłumaczeniowe, przewodniki stylu i glosariusze. Dokonaliśmy ich przeglądu i pracowaliśmy z wewnętrznym zespołem tłumaczeniowym oraz biurami europejskimi nad ich ulepszeniem i aktualizacją. Doradziliśmy również zespołowi w zakresie technologii tłumaczeniowych, które mogą usprawnić procesy i poprawić jakość tłumaczeń, takich jak narzędzia do weryfikacji online i zarządzanie tłumaczeniami.
"Odświeżające było to, że Comtec był proaktywny w komunikacji z Insights, chciał zrozumieć nasze procesy i zaoferować informacje zwrotne oraz wsparcie w ich udoskonalaniu. Jedną z kluczowych rzeczy, które Comtec zrobił podczas procesu wdrażania, było opracowanie wytycznych dla recenzentów i dopracowanie glosariuszy tłumaczeniowych."
Najważniejsze wskazówki dotyczące współpracy z dostawcą usług tłumaczeniowych
Na koniec poprosiliśmy zespół Insights o radę, opartą na ich doświadczeniu w koordynowaniu procesu zakupu i wdrażania do pracy z firmą Comtec, dla innych firm, które chcą zatrudnić partnera tłumaczeniowego. Poniżej znajduje się podsumowanie ich kluczowych uwag:
- Nie spiesz się. Daje to możliwość zastanowienia się, czego tak naprawdę oczekujemy od partnera tłumaczeniowego. Weź także pod uwagę, w jakim kierunku będzie zmierzać Twoja firma w ciągu najbliższych kilku lat i jaki będzie to miało wpływ na Twoje wymagania w zakresie tłumaczeń.
- Zapytanie ofertowe. Zastosowanie ustrukturyzowanego procesu składania ofert pozwala ocenić nie tylko usługi oferowane przez każdego dostawcę, ale także gotowość TSP do dostosowania swoich usług do potrzeb Twojej firmy.
- Wartości firmy. Zgodność pomiędzy wartościami firmy a wartościami TSP jest bardzo ważna.
- Unikaj relacji o charakterze transakcyjnym. Wyznacz TSP, który jest zainteresowany działalnością firmy, chce zrozumieć, czym się ona zajmuje i jakie procesy są z nią związane.
- Zainwestuj czas w nawiązanie relacji. Spotkania twarzą w twarz i rozmowy telefoniczne z zespołem zarządzającym projektem pomogą upewnić się, że wszyscy są po tej samej stronie i wzmocnią relację.
Na koniec chcieliśmy się dowiedzieć, czy firma Comtec spełniła oczekiwania klientów i czy poleciliby nas innym firmom. Powiedzieli:
"Od początku mieliśmy dobre przeczucia, a firma Comtec spełniła wszystkie nasze oczekiwania. Jesteśmy teraz bardziej świadomi, że podjęliśmy właściwą decyzję, zauważyliśmy poprawę jakości i płynność procesu. Nasza sieć biur jest również bardziej zadowolona".
"Postrzegamy Comtec jako dużą część naszej działalności i z prawdziwą przyjemnością możemy polecić Comtec!".
Aby uzyskać więcej informacji na temat Insights, odwiedź ich stronę internetową tutaj.
A jeśli chciałbyś dowiedzieć się, jak możemy Cię wesprzeć, tak jak zrobiliśmy to dla Insights, dlaczego nie umówić się na rozmowę z członkiem naszego przyjaznego zespołu już dziś?
P.S. Może zainteresuje Cię również nasz niezawodny przewodnik po tłumaczeniu treści e-learningowych przydatny. Jeśli chcesz poznać tajniki tłumaczenia modułów e-learningowych, pobierz go już dziś.
Autor
Na topie
